Описание
В 2019 году один из ведущих проектных институтов АО «ВНИПИ ПТ» столкнулся с проблемой значительного увеличения сроков разработки проектно-сметной документации из-за возросшего объема работ по конъюнктурному анализу. Расширение штата сметного отдела не привело к должному результату и повлекло увеличение затрат на оплату труда и снижение прибыли.
Более детальный анализ ситуации позволил выявить следующие причины неэффективной работы по конъюнктурному анализу:
•Отсутствие четкого разделения обязанностей по разработке сметной документации и проведению конъюнктурного анализа между специалистами;
•Как итог, до 50 % рабочего времени инженеров-сметчиков уходило на переговоры с поставщиками;
•Длительные сроки реализации проектов (от 1 года и более с момента запросов коммерческих предложений) стали причиной значительного роста процента отказов в предоставлении коммерческих предложений и прайс-листов;
•Таким образом, с каждым новым проектом специалисты тратили все больше времени на поиск поставщиков и получение от них коммерческих предложений.
Аутсорсинг конъюнктурного анализа в ООО «Инефф» позволил сократить средний срок разработки сметной документации в полтора раза, с 3 до 2 месяцев, благодаря:
•Сокращению среднего срока получения 1 КП за счет штата специалистов с большим опытом работы в закупках и разработанному ООО «Инефф» цифровому агрегатору цен – большинство запросов на предоставление КП направляются автоматически;
•Нулевой процент отказов в предоставлении КП за счет договоренностей с поставщиками о льготном предоставлении лицензий на ПО ООО «Инефф» в обмен на КП;
•Интеграцией с системами учета крупных поставщиков («1С: Управление торговлей») – коммерческие предложения от таких поставщиков обрабатываются агрегатором цен, поэтому отчет по конъюнктурному анализу и книга прайсов формируется автоматически.
•Производительность сметного отдела увеличилась на 41 %, так как инженеры-сметчики смогли полностью сконцентрироваться на разработке смет – готовые данные о стоимости МТР передаются специалистами ООО «Инефф» в форме отчетов.
Как результат, производительность сметного отдела увеличилась на 41 %, так как инженеры-сметчики смогли полностью сконцентрироваться на разработке смет. Благодаря этому в АО «ВНИПИ ПТ» была проведена давно назревшая оптимизация численности сметного отдела. При сохранении достигнутой производительности это позволило на 30% сократить расходы на содержание отдела и на 23% затраты на разработку смет по одному проекту.